プロジェクトが始まってもスケジュールもやることも決まらない時の対処法

2020年4月4日

なぜやることも決まらないプロジェクトができてしまうのか

プロジェクトというのは何か目的があり、その目的の達成のためにメンバーが集められ、プロジェクトで取り組むタスクを洗い出しながら、それをこなしていきます。
しかし、時にはプロジェクトが始まっても「何をするのか」「いつまでにするのか」が全くきまらないプロジェクトのメンバーになってしまうことがあります。
会議で延々と「何する~」という話ばかりして、いっこうにプロジェクトが前に進みません。
こうした現象は手段が目的となっているプロジェクトで起こりがちです。
例えば「若手社員の訓練をかねて、何か会社のPRになることができないか」とか、「予算が余っていると次年度の予算を削られるから、余った予算で何かWebサイトのコンテンツを追加するか」とか、プロジェクトから得られる結果よりも、それをやること自体に意味があるというプロジェクトです。
こうしたプロジェクトには参加することも遠慮したいですが、プロジェクト・マネジャー(以下、プロマネと略記)として、こうしたプロジェクトの運営を任せられてしまうと最悪です。
今回は、やることもスケジュールもなかなか決まらないプロジェクトの運用を任されてしまったら、どうすればよいのかを考えていきます。

プロジェクトは共通した目的から始まる

目的が定まっていないと何も決まらない

冒頭で述べたように、プロジェクトとは本来何か達成したい目的があってスタートするものです。
この目的がプロジェクト・チームでしっかりと共有されていなければ、プロジェクトでやることも決められず、スケジュールの見通しもたてることができません。
「プロジェクトに参加はしたけれど、なかなかやることが決まらない」と感じた場合は、プロジェクトの目的を確認し、チームのメンバー間でしっかりと共有され、共通した目的になっているのかを確認してみてください。
プロジェクトがスタートしても動きを見せない原因の多くが、プロジェクト・チームで共通の目的ができていないことにあるので、プロマネとして共通の目的を形作っていく必要があります。

共通した目的を作るにはプロジェクト憲章が一番

ではどうやったら共通の目的をプロジェクト・チームで掲げることができるのでしょうか。
そのためにもっともよい手段がプロジェクト憲章を作成することです。
プロジェクト憲章とはプロジェクトの認知・承認を目的として作成される企画書のようなものです。このプロジェクト憲章の中で、プロジェクトの目的や何が求められているのか(要求事項)、どこまでお金をつかっていいのか(財源)をまとめ、上司などのステークホルダーに承認をもらいます。
本来はこのプロジェクト憲章が先に作成された後、プロジェクト憲章をもとにプロジェクトをスタートさせます。
しかし、今回問題にしているプロジェクトのように、目的があいまいなままでプロジェクトがスタートしてしまった場合は、泥縄式でかまわないのでプロジェクト憲章を作成していくことをおススメいたします。
プロジェクト憲章については、下の記事もご参照ください。

目的が固まったらやることを洗い出す

スコープ・マネジメント計画書を作成していく

プロジェクト憲章を作成していく中で、プロジェクトの目的が固まったら、その達成に向けてやることを洗い出し、スケジュールを作成していきます。
しかし、やることをプロマネ1人で洗い出しても、「あれがないこれがない」という結果になるのは目に見えているので、やることをどうやって洗い出していくのかを考えなければなりません。
このやることの洗い出しの計画をしていこうというのが、スコープ・マネジメント計画書です。
スコープ・マネジメント計画書ではどのようにやることを洗い出して、誰にそれを承認してもらうかなどを定めていきます。
こうした計画書があれば、プロジェクト・チーム全体でやることは何かを考えていくことができます。
スコープ・マネジメント計画書については、下の記事もご参照ください。

プロジェクト・スコープ記述書を作成し、スケジュールを作成する

スコープ・マネジメント計画書が完成した後は、この計画書をもとにやることリストを作成し、プロジェクト・スコープ記述書としてまとめていきます。
プロジェクト・スコープ記述書を作成し、プロジェクトのやることが明確になれば、スケジュールを作成していくことができます。
プロジェクト・スコープ記述書については、下の記事もご参照ください。

さいごに

今回はプロジェクトがスタートしたのに、やることも定まらず、スケジュールも決められない時の対処法を考えていきました。
やることやスケジュールが決まらない時の最たる原因は共通の目的ができていないことです。
プロジェクト・チーム間で共通した目的を作成し、スケジュールを作成するまで、以下のような計画書・文書を作成していきます。

これらの計画書・文書を作成し、プロジェクトの目的を定め、やること・スケジュールを作成していきましょう。