なぜ会議はダメになるのか?ブレインブリザードの会議を解説

2021年7月22日

なぜ会議はダメになるのか?

先日、動画を公開しました。
この動画は『要求仕様の探検学―設計に先立つ品質の作り込み』での小話を動画にしたものです[1]D.C. ゴーズ(著)、G.M. … Continue reading

今回はこの動画の話をもとに、ダメな会議の特徴と対策を解説していきます。

プロセスに問題がある

会議がうまく進まない場合は、プロセスに問題があります。誰が参加するのか、議題は誰がつくるのか、その議題は事前に共有されているのか。ダメな会議というのは、こうした会議の基本のプロセスというのがおざなりになっています。

『要求仕様の探検学―設計に先立つ品質の作り込み』では、会議を居心地のよいものにするために、以下のような原則の承認を会議の参加者から得ることをすすめています。

  • 中断原則を確立する
  • 時間制限を設ける
  • 個人的な攻撃やいやがらせを追放する
  • 心理的圧迫感を減少させる
  • 終わるまで時間を認め、時間どおりに終わらせる
  • 関連問題を扱う
  • 規則を改める

相手の話を遮らないように取決めをしておき(中断原則)、会議は時間制限を設け、個人的な攻撃・いやがらせを排除します。
会議では時として重苦しい空気になることもありますが、心理的圧迫感を緩和するために、休憩のタイミングなどを工夫することが大切です。
時間は原則厳守していきますが、もし重要な課題が解消していないのであれば、時として延長するというような柔軟さも必要です。
会議では派生した関連問題もコントロールしていく必要があり、関係のない話は関連問題リストなどを作っておき、改めてその話を議論していく必要があるかを考えていきます。
そして、会議のルールは状況にあわせて変えていけるように、メンバーの承認をとっていきます。

また、『要求仕様の探検学―設計に先立つ品質の作り込み』は会議の不安をなくすために以下の点にも注意するように促しています。

  • 議題を公表して、それから外れない
  • 緊急事態に陥らない
  • 議題に関係ない人を扱わない
  • 適切な人を参画させる

会議がダメになる大きな要因は、会議に関係のない話や関係のない人が紛れ込んでしまうことです。
こうした問題に取り組むため、あらかじめ議題を用意し、その議題から逸脱しないようにしたり、その原則を徹底するため、緊急事態の問題を扱うタイミングもコントロールしていきます。

ブレインストーミングではなく、ブレインブリザードになってしまう

会議でブレインストーミングをする際は、「ブレインブリザード」に陥らないようにすることも大切です。
ブレインブリザードは『要求仕様の探検学―設計に先立つ品質の作り込み』の造語で、ブレインストーミングが嵐のようにアイデアを巻き起こす手法であれば、ブレインブリザードはアイデアを凍らせてしまいます。

ブレインブリザードの状態にすることは簡単です。ブレインストーミングの発案者であるアレックス・F・オズボーンが提唱した、下記のブレインストーミングの4つのルールに違反するだけです。

  • 他人のアイデアを否定しない
  • どんな発想のアイデアも受け入れる
  • 質よりも量が大事である
  • 結合と改善

とくに「他人のアイデアを否定しない」というのは、ブレインストーミングを行う上で最も重要なルールです。
これに違反し、他人の意見を否定していると、たちまちアイデアは凍り付いてしまいます。

ブレインストーミングについては、下記の記事で解説しているため、こちらもご参照ください。

1D.C. ゴーズ(著)、G.M. ワインバーグ(著)、黒田純一郎(監訳)、栁川志津子(訳)『要求仕様の探検学―設計に先立つ品質の作り込み』共立出版、1993年、120~122頁。