効果的な会議を行うためにはどうすればよいのか？５つの方法を紹介
プロジェクトマネジメントのみならず、仕事をする上で会議は様々な場面で開かれます。
しかし「時間ばかりかけて生産的な会議ができていない」と感じる人も多いのではないでしょうか。
今回は効果的な会議を行うための５つの方法を解説していきます。
会議の目的を理解する
仕事をする上で会議を行う機会は多くあります。
しかし、会議はただ行えばよいというものではありません。会議本来の目的を意識して実施しないと、無駄な時間とコストがかかってしまいます。
これから行う会議がどのような目的の会議であるかを理解することで効果的な会議を行うことができます。
会議は大きく分けて以下の３つの目的に分類されます。
- 情報共有を目的とした会議
- アイデアを出し合うことを目的とした会議
- 意思決定を行うことを目的とした会議
ここからは、これら３つの会議について、解説を加えていきます。
情報共有を目的とした会議
情報共有を行う会議としては、主に進捗会議など、担当者が報告・連絡を行う形が一般的です。
参加者としても報告内容を聞くだけということになりがちなため、重要事項のみを伝えるようにすることや、参加者に対して確認を行うようにすることで、認識に相違がないようにしていきましょう。また、会議では必要最低限の内容のみを共有できるように日頃からコミュニケーションを取ることが大切です。
アイデアを出し合うことを目的とした会議
アイデアを出し合う会議としては「ブレインストーミング」による会議が効果的です。アイデアが行き詰まった場合など、参加者から意見が出ないことがないように進めていきましょう。
ブレインストーミングでは４つの原則を守ることが大切です。
- 他人のアイデアを否定しない
- 突拍子もない発想も受け入れる
- 質より量を重視する
- 個々のアイデアを組み合わせる
これらの４つの原則を開始前に参加者の間で共有し、会議を行うと効果的です。
ブレインストーミングについては、下記の記事でも解説していますので、ご参照ください。
意思決定を行うことを目的とした会議
仕事上で発生した問題の解決や、様々な意思決定を行うことを目的とした会議となります。
問題解決への糸口や議論をどうまとめて結論を出していくかが重要です。ホワイトボードに書き出して見える化を行うことや、議論を細分化して整理しながら進めていくことを心掛けましょう。
会議の目的に応じて参加者を決める
会議の目的に応じて参加者を割り振ると効果的な会議を行えます。
アイデアを求める会議では、様々な立場の参加者を集めることで個々の経験から沢山のアイデアを集めることができます。また、意思決定を行うことを目的とする会議では、決定権を持つ人が初めから参加することで１回の会議で結論を出すことができます。
一方で、会議に関係のない人を参加させないようにすることも大切です。
その日の会議で話し合う議題に知見や意見のない人が会議に参加すると、その人の時間を無駄にするだけではなく、無理に意見を言おうとして、無駄に会議を延ばしてしまう可能性も出てきます。
このような事態にならないためにも、あらかじめ参加者を決めておくことが重要です。
議題を作成し、あらかじめ共有する
ただ会議の時間に集められるだけでは、参加者はその会議で何を話すのか不明瞭で、充実した議論ができません。
会議の参加者を決めるためにも、そしてその参加者が会議の前に準備をするためにも、会議で話し合う議題を作成し、会議の前に参加者に共有しておくことが大切です。
会議時間を決める
議論が盛り上がると時間を忘れて会議を行ってしまいます。生産性のないダラダラとした会議は非効率なため、あらかじめ会議を行う時間を決めた上で進めましょう。
定めた時間内で会議を終えるためには、次の４つを事前に共有しておくとよいでしょう。
- アジェンダ…計画・予定表・議事日程・協議内容など
- 議案…会議における審議・決定すべき具体的な提案
- 議題…会議で討議すべき具体的な題目
- 議事…会議にて審議すること自体や審議すべき事柄
議事録を作成する
会議を行っても何も記録に残さないのは効果的ではありません。
人の記憶には限界があるため、会議で決まったことや発言の証拠として議事録を作成するようにしましょう。議事録の作成では、ポイントを押さえて記載するようにし、誰が見ても理解できる内容とすることが大切です。
参考
書籍
- 日本ホテル教育センター『プロトコールの基本』日本ホテル教育センター、2006年。