RFIとRFPの違いは何か?

2020年3月26日

ITシステムを開発する業者を募る際、RFI・RFPを作成します。
今回はRFIとRFPの違いについてお話していきます。

ITシステムを調達する際に登場するRFI・RFP

企業や官公庁がITシステムを導入しようとするとき、RFI・RFPという書類を作成することがあります。
RFIはRequest For Informationの略で情報提供依頼書と訳されます。一方、RFPはRequest For Proposalの略で提案依頼書と訳されます。
ITシステムの調達でよく耳にするこれらの言葉ですが、調達の流れに詳しくなければ、RFIとRFPの違いがわからないということもあるかと思います。
今回は基本情報技術者試験や応用情報技術者試験でRFI・RFPという言葉に出会っていまひとつイメージが付かない方に対して、RFIとRFPの違いをご説明していきます。

RFPとRFIの概要

RFPとは何か?

まずは言葉の意味を確認しておきましょう。RFPとは一般的に以下のように説明されます。

RFPとは、情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先候補の事業者に具体的な提案を依頼する文書。システムの目的や概要、要件や制約条件などが記述されている。

RFP(提案依頼書)とは – IT用語辞典 e-Words

簡単に言えば、RFPというのはITシステムを導入したい企業や官公庁(以下、調達者)がITシステムを開発する企業(以下、開発者)に対して「ITシステムを導入したいから、提案しに来てね!条件はこんな感じです!」ということを伝える書類です。
RFPでは以下の記事でも解説しておりますので、よろしければご覧くださいませ。

RFIとは何か?

次にRFIの意味を見ていきましょう。

RFIとは、企業や官庁などが業務の発注や委託などを計画する際、発注先候補の業者に情報提供を依頼する文書。ITの分野では情報システムの開発や購入、IT関連業務の委託などを行う前に発行される。

RFI(情報提供依頼書)とは – IT用語辞典 e-Words

RFIはRFPを作成する前の調達者が「ITシステムを導入したいけど、あまり詳しくないからお話きかせてね」と開発者に送るものです。

ITシステム調達での流れ

どのタイミングでRFIとRFPがでてくるのか

そもそもRFIとRFPはどのタイミングで必要されるのでしょうか。
RFI・RFPが登場するタイミングをみていきましょう。

ITシステム調達までの流れの図
ITシステム調達までの流れ

RFIとRFPの関係

先ほどの図のように、調達者の組織内でITシステムの調達が決まったら、RFIをめぼしいITシステムの開発者に送り、情報提供を求めます。
その後、RFIで得た情報をもとに、RFPを作成し、再度企業に提案の依頼をします。
もし導入するITシステムに調達側の担当者が詳しければ、RFIを必ずしも作成し、開発者に送る必要はありません。

RFIは骨折り損?応じるメリットは何か?

RFPを受け取った開発者は通常、RFPに記載された期日までに提案資料を送ったり、プレゼンテーションを行って、今回の案件の受注をしようとします。
ここで気になるのは、RFIで情報提供した開発者が選ばれるわけではないということです。
「調達者がわからないというから情報を提供したのに、他の開発者が選ばれるのはかわいそう」と思うこともあります。
では、RFIに応じるメリットは何なのでしょうか?それは、RFPに記載する内容に影響を与えられることです。
例えば、「このITシステムは深い知識が必要ですので、担当者がIPAのシステム監査技術者試験に合格していることを要件としたほうが良いのではないでしょうか」「このITシステムの開発をするのであれば、提案させる企業はISO21500を取得しているところに限定したほうがよいのではないでしょうか」というような形です。
このように、開発者はRFIの段階でできるだけ自分たちにしか実現できないような条件をRFPに盛り込もうとします。
実はRFIの段階から競争は始まっているということは多いので、RFIを送られたら快く引き受けたほうがよいでしょう。

さいごに

今回はRFIとRFPの違いについて解説していきました。
RFIはRFPの作成前に情報収集を呼び掛けるもので、RFPは提案を呼びかけるものです。
このRFPについては、以下の記事でも解説しておりますので、よろしければご参照ください。