RFIとRFPの違いは何か？RFQを含めて解説
今回の内容については、動画でも解説していますので、ぜひご覧ください。
ITシステムを開発する業者を募る際、RFI・RFPを作成します。
今回はRFIとRFPの違いについてお話ししていきます。
ITシステムを調達する際に登場するRFI・RFP
企業や官公庁がITシステムを導入しようとするとき、RFI・RFPという書類を作成することがあります。
RFIは"Request For Information"の略で情報提供依頼書と訳されます。一方、RFPは"Request For Proposal"の略で提案依頼書と訳されます。
ITシステムの調達でよく耳にするこれらの言葉ですが、調達の流れに詳しくなければ、RFIとRFPの違いがわからないということもあるかと思います。
今回は基本情報技術者試験や応用情報技術者試験でRFI・RFPという言葉に出会っていまひとつイメージが付かない方に対して、RFIとRFPの違いをご説明していきます。
RFPとRFI、RFQの概要
RFPとは何か？
まずは言葉の意味を確認しておきましょう。RFPとは一般的に以下のように説明されます。
RFPとは、情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先候補の事業者に具体的な提案を依頼する文書。システムの目的や概要、要件や制約条件などが記述されている。
簡単に言えば、RFPというのはITシステムを導入したい企業や官公庁（以下、調達者）がITシステムを開発する企業（以下、開発業者）に対して「ITシステムを導入したいから、提案しに来てね！条件はこんな感じです！」ということを伝える書類です。
RFPでは以下の記事でも解説しておりますので、よろしければご覧くださいませ。
RFIとは何か？
次にRFIの意味を見ていきましょう。
RFIとは、企業や官庁などが業務の発注や委託などを計画する際、発注先候補の業者に情報提供を依頼する文書。ITの分野では情報システムの開発や購入、IT関連業務の委託などを行う前に発行される。
RFIはRFPを作成する前の調達者が「ITシステムを導入したいけど、あまり詳しくないからお話きかせてね」と開発業者に送るものです。
RFQとは何か？
RFPやRFIに似た言葉で「RFQ」というものがあります。
RFQは"Request For Quotation"の略で見積依頼書と訳されます。
RFPやRFIに比べて聞きなじみがあまりない言葉ですが、その名の通り、ベンダーなどに見積りの依頼をするときに使用されます。
RFQはRFIを作成し、情報収集した後、開発したいシステムの規模や要件が具体的になってきたときに作成されます。
「RFPに予算を掲載したいけど、価格感がわからない」という時にRFQをベンダーに送り、見積りをもらうことで情報を収集していきます。
ITシステム調達での流れ
どのタイミングでRFIとRFPがでてくるのか
そもそもRFIとRFQ、そしてRFPはどのタイミングで必要とされるのでしょうか。
ここからはRFI・RFQ・RFPが登場するタイミングを見ていきましょう。
RFIとRFPの関係
先ほどの図のように、調達者の組織内でITシステムの調達が決まったら、RFIをめぼしいITシステムの開発業者に送り、情報提供を求めます。
その後、RFIで得た情報をもとに、RFPを作成し、再度企業に提案の依頼をします。
もし導入するITシステムに調達側の担当者が詳しければ、RFIを必ずしも作成し、開発業者に送る必要はありません。
RFIやRFQは骨折り損？応じるメリットは何か？
RFPを受け取った開発業者は通常、RFPに記載された期日までに提案資料を送ったり、プレゼンテーションを行ったりして、今回の案件の受注をしようとします。
ここで気になるのは、RFIやRFQで情報提供した開発業者が選ばれるわけではないということです。
「調達者がわからないというから情報を提供したのに、他の開発業者が選ばれるのはかわいそう」と思うこともあります。
では、RFIやRFQに応じるメリットは何なのでしょうか？それは、RFPに記載する内容に影響を与えられることです。
例えばRFIに応じた時であれば、「このITシステムは深い知識が必要ですので、担当者がIPAのシステム監査技術者試験に合格していることを要件としたほうが良いのではないでしょうか」「このITシステムの開発をするのであれば、提案させる企業はISO21500を取得しているところに限定したほうがよいのではないでしょうか」というような情報を提供するとします。
これらの条件を満たしている企業が自社以外に少ないのであれば、競争相手の数を抑えることができます。
同様に、RFQで見積依頼を受けた際、自社の得意な分野であり、「他社では1,000万円かかるシステム開発を自分たちは600万円でできる」というように、価格を抑えることができたとします。
RFQとしてその価格を提示することによって、RFPに掲載される予算額が600万円になると、1,000万円かけないと開発できない業者は、この案件に参入することをためらうでしょう。
このように、開発業者はRFIやRFQの段階でできるだけ自分たちにしか実現できないような条件をRFPに盛り込もうとします。
実はRFI・RFQの段階から競争は始まっているということは多いので、RFIやRFQを送られたら快く引き受けたほうがよいでしょう。
さいごに
今回はRFIとRFP、そしてRFQの違いについて解説していきました。
RFIはRFPの作成前に情報収集を呼び掛けるもので、RFPは提案を呼びかけるものです。
RFQはRFPに記載する予算を見積もるために、参考となる見積りの提出を呼びかけます。
このRFPについては、以下の記事でも解説しておりますので、よろしければご参照ください。