文書分析とは何か？プロジェクトマネジメントにおける使われ方を解説

2020年12月10日

1. 文書分析の概要
2. プロジェクトマネジメントでの使われ方
3. 参考

文書分析の概要

文書分析とはあるテーマに対し、文書を評価する定性的分析の一種です。
分析対象となる文書は以下の３つの種類に分けられるとされています^[1]Documentary analysis – Wikipedia。

代役の成績証明書、目的の声明、年次報告書、戦略マニュアル、代役ハンドブック、重要な取り決めなどの公記録
日付帳、メッセージ、スクラップブック、オンラインジャーナル、Facebookの投稿、義務ログ、発生レポート、振り返り/日記、日刊紙などの個人文書
チラシ、出版物、計画、ハンドブック、トレーニング資料などの物理的証拠

プロジェクトマネジメントでの使われ方

文書分析はプロジェクトマネジメントでも用いられます。
PMBOKでは要求事項の収集、リスクの特定、ステークホルダーの特定などのプロセスで用いられます。
プロジェクトマネジメントで文書分析を用いる場合は、これまでに作成した資料や文書を再度見直し、主題の内容を確認していきます。

例えば、要求事項の収集であれば、ステークホルダーの要求を文書から発見し、リスクの特定であればプロジェクトのリスクとなり得る不確実性や曖昧性を調査していきます。

プロジェクトで作成される文書は、作成した時点では問題がないものであっても、時間がたち、他の情報が出たことにより、内容に齟齬を生じさせることがあります。
例えば、作成されたスケジュールと予算を見比べてみると、スケジュールに間に合わせるためには特別料金を支払わなければならないことが分かり、予算を超過していたということは珍しくありません。

このように、文書や資料の内容を再度確認するとともに、文書や資料同士の内容に齟齬が生じていないかを確認していくこともプロジェクトで文書分析をしていく上では大切です。