入札説明会とは何か？当日話すべき内容を紹介

2021年5月18日2021年7月11日

入札説明会の概要

入札説明会とは、プロポーザルの提出に先立って納入候補者を対象に行われる説明会のことです。
コントラクター説明会、ベンダー説明会、事前入札説明会と呼ばれることもあります。

入札説明会は、すべての入札候補者が調達に関して明確かつ共通の理解を得られること、そしてどの応札者にも不公平な取り扱いにならないことを確保するために行われます^[1]PMBOK第６版、487頁。。

例えば、何らかのソフトウェア開発を外部のベンダーに依頼しようと考えているとします。
ソフトウェア開発が行えるベンダーは日本だけでも数多く存在しますが、そのすべてのベンダーに声をかけるということはなく、あらかじめ仕入れた情報で絞り込みをかけるのが一般的です。
この絞り込まれたベンダーを「納入候補者」と呼びます。

納入候補者に対し、入札説明会を行う旨を告知し、来場を呼び掛けます。
入札説明会に来場した納入候補者を「入札候補者」と呼びます。
入札説明会は、この入札候補者が入札に応じようとしている案件を明確に理解し、その理解が入札候補者によってバラつきがないようにしなければなりません。

入札説明会に来たからといって、すべての入札候補者が入札に参加するわけではありません。
実際に入札に参加した入札候補者を「応札者」と呼びます。
入札説明会は、明確・公平に情報を開示し、不公平な扱いを受ける応札者がでないようにしなければなりません。

入札説明会で話すこと

入札説明会ではRFPの内容を中心に説明していきます。
RFPでは、以下の項目を記載することが一般的ですので、入札説明会でもこれらの内容を話していくとよいでしょう。

1. プロジェクト概要
2. 業務・システム概要
3. 機能要件
4. 非機能要件
5. 開発条件
6. 提案依頼事項
7. 提案手続き
8. 評価
9. 契約事項

入札説明会は時間が限られているため、これらの項目で時間配分を考えることも大切です。

また、入札説明会では、Webサイトなどで公開しているRFPには記載できない内容を説明することも大切です。
適宜、追加資料を用意し、説明に備えていきましょう。

入札説明会の後の流れ

入札説明会が終わった後、入札候補者からの質問を受け付ける場合は、期間を決めて質問を受け付け、期限内に回答していきます。