変更管理委員会（CCB）とは何か？プロジェクトの変更要求を管理する組織

変更管理委員会（CCB：Change Control Board）とは

CCBとは「Change Control Board」の略称であり、「変更管理委員会」と呼ばれる組織のことを指します。

プロジェクトは、予め定めた計画に沿って進められますが、計画の内容を変更することも少なくありません。
しかし、プロジェクトの計画を個々に判断して変更していると本来の目的から逸脱するなど、目的達成が困難になる場合もあります。そこで、変更管理委員会ではプロジェクトの変更に関して正しい判断を行い、変更の承認、棄却する権限を持つ組織として設置されるものとなります。

変更管理委員会が重要視される理由

プロジェクトの進行中に発生する変更は多岐に渡り、ハードウェアの故障による購入、修正や、ソフトウェアの導入、仕様の変更に加え、担当者の役割変更、入れ替え、業務プロセスの変更のように様々な形が存在します。
これらをプロジェクトの実施メンバーのみで判断してしまうと、クライアントからの要望を優先してしまうといったことや、不都合な内容の揉み消しが発生し、プロジェクトの進行に多大な影響が発生します。
変更管理委員会では、計画の変更に関して第三者の客観的な視点での分析から判断を行うため、変更による失敗を防ぐことができ、プロジェクトを成功に導きやすくなることから重要視されています。

変更管理委員会が行う変更管理のプロセス

変更提案の受理を行う

変更管理委員会では、初めにプロジェクトからの変更提案を受けて内容を確認します。
変更が発生する場合、変更する内容によってプロジェクトのスコープや機能、ハードウェアの変更、担当者の変更といった変更点を文書化し、その変更が必要である旨の提案を行う必要があります。変更管理委員会は提出された変更提案書を受理し、次のステップに進みます。

変更内容の評価、回答を行う

変更提案の受理をした後、該当する変更内容の評価を行い判断します。プロジェクトの変更は多岐に渡るため、変更管理委員会全体で評価を行うのではなく、変更内容によってそれぞれ担当者が割り振られる場合が多いです。
担当者はプロジェクトの予算や計画を確認しながら変更内容の分析を行い、変更管理委員会の組織内で分析内容に問題がないか判断します。その結果を変更の提案者へ回答し、承認された場合は変更内容を文書化してプロジェクトマネージャーが変更の実施を行います。変更完了後はその旨を変更管理委員会に報告し、報告を受けた変更管理委員会は変更の処理に誤りがないか確認を行うことで、変更管理プロセスを完了させます。

変更管理委員会を運用する際の注意点

変更申請を文書化する

複数人で変更内容を確認する場合もあるため、変更内容の認識のズレが発生しないように文書化するべきです。どのような変更があったのか履歴を残す意味もあり、プロジェクトを変更する要因、変更に掛かる時間やコスト等を明記して変更管理委員会に提出します。また、変更する内容としては、プロジェクトの進め方だけでなくクライアントからの要望で変更せざるを得ない場合もあります。契約書の見直しが必要となる場合も多く、変更管理委員会として分析と評価を的確に行うためにも変更申請の文書化が重要となります。

プロジェクトマネージャーは変更管理委員会に含めない

変更管理委員会では客観的に変更内容の分析、評価を行う必要があるため、プロジェクトマネージャーは変更管理委員会に含めることはできません。
プロジェクトマネージャーが変更管理委員会に参加していると、クライアントからの要求に対して変更権限の行使により無理な変更を行いがちになってしまいます。
変更管理委員会の体制は企業やプロジェクトの規模によって異なり、プロジェクトチーム内に設置されることも多くありますが、プロジェクトに参加していないメンバーで変更管理委員会を構成した方が、より客観的に変更内容の判断を行えるようになります。

参考

役割変更管理

Posted by promapedia