【完全版】ビジネスライティングの基本｜分かりやすく論理的な文章術をマスターしよう！

​2025年1月22日

ビジネスシーンでは、メール、報告書、企画書、プレゼン資料など、日々様々な形で文章を書く機会があります。

相手に自分の考えを正しく伝え、理解してもらうためには、分かりやすく論理的な文章 を書くことが重要です。

しかし、

「分かりやすい文章って、一体どんな文章だろう？」

「論理的に書くって、どうすればいいの？」

そう悩んでいる方もいるのではないでしょうか？

そこで今回は、ビジネスライティングの基本を分かりやすく解説します。

ビジネスライティングの目的

ビジネスライティングの目的は、相手に情報を正しく伝えることだけではありません。

• 相手に理解してもらう
• 相手に納得してもらう
• 相手に行動を促す

など、様々な目的があります。

目的を達成するためには、「誰に」「何を」「なぜ」「どのように」 伝えるのかを明確にすることが重要です。

分かりやすい文章とは？

分かりやすい文章とは、以下の要素を満たした文章です。

• 正確性: 誤字脱字がなく、正しい情報が書かれている
• 簡潔性: 無駄な言葉がなく、要点がまとまっている
• 論理性: 考えが整理され、筋道立てて書かれている
• 具体性: 抽象的な表現を避け、具体的な例やデータを用いている
• 客観性: 感情的な表現を避け、客観的な視点で書かれている

論理的な文章構成：ピラミッド構造

分かりやすく論理的な文章を書くためのフレームワークとして、ピラミッド構造 が有効です。

ピラミッド構造とは、結論を先に述べ、その結論を支える根拠を段階的に示していく 文章構成のことです。

ピラミッド構造を活用することで、読者は 「結論」 → 「根拠」 → 「詳細」 という流れでスムーズに情報を読み解くことができます。

Promapediaの 「文章のピラミッド構造」 の記事で詳しく解説されているので、ぜひ参考にしてください。

説得力のある文章：So What / Why Soの考え方

So What? (だから何？) Why So? (なぜそうなる？) の視点は、説得力のある文章を書く上で非常に重要です。

相手に 「なぜそうなるのか」 を論理的に説明することで、納得感を高めることができます。

Promapediaの 「So What、Why soの考え方」 の記事で詳しく解説されているので、ぜひ参考にしてください。

漏れなくダブりなく：MECE

MECE (Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)とは、「漏れなくダブりなく」 情報を整理する考え方です。

MECEを意識することで、抜け漏れや重複のない、網羅的な文章を作成することができます。

Promapediaの 「MECE」 の記事で詳しく解説されているので、ぜひ参考にしてください。

論理的思考力：ロジカル・シンキング

ロジカル・シンキング とは、物事を論理的に考え、筋道を立てて整理する能力のことです。

ロジカル・シンキングを鍛えることで、より説得力のある文章を書くことができます。

Promapediaの 「ロジカル・シンキング」 の記事で詳しく解説されているので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスライティングの種類

ビジネスライティングには、様々な種類があります。

• メール: 社内外との連絡や情報共有
• 報告書: 業務の進捗状況や結果を報告
• 企画書: 新しい企画やプロジェクトを提案
• 提案書: 顧客に商品やサービスを提案
• プレゼン資料: 会議やプレゼンで使用する資料

それぞれの文章の特徴を理解し、適切な書き方をマスターすることが重要です。

表現力アップのためのテクニック

分かりやすく読みやすい文章を書くためには、以下のテクニックも活用してみましょう。

• 具体例を挙げる: 抽象的な説明だけでなく、具体的な例を挙げることで、読者の理解を深めます。
• 図表やグラフを使う: 文章だけでなく、図表やグラフを効果的に使うことで、視覚的に情報を伝えることができます。
• 簡潔な文章を心がける: 一文を短くし、無駄な言葉を省くことで、読みやすい文章になります。
• 誤字脱字に注意する: 誤字脱字は、文章の信頼性を損なうだけでなく、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

まとめ

今回は、ビジネスライティングの基本を学びました。

分かりやすく論理的な文章を書くことは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

今回紹介した内容を参考に、日々の業務で効果的な文章を作成し、ビジネスの成功に繋げていきましょう！