作業パフォーマンス報告書とは何か？PMBOKの用語を解説
作業パフォーマンス報告書の概要
PMBOKの作業パフォーマンス報告書とは、作業パフォーマンス情報をまとめたプロジェクト文書・資料のことです。
プロジェクトを実行していく場合、さまざまなプロセスの結果として膨大なプロジェクト・データが集まります。
プロジェクト・データは定期的に収集することで、プロジェクト・ライフサイクルを通じて詳しく分析でき、プロジェクト進行をより円滑に進められます。またその中にはさまざまなプロセスから収集したパフォーマンス・データである「作業パフォーマンス情報」があります。
たとえば、成果物の状況や変更要求の状況といった、プロセスの結果から得られる情報です。これらの情報やデータを作業パフォーマンス報告書にまとめていきます。
作業パフォーマンス報告書は単純に作業内容をまとめた文書ではなく、外部用の報告書になるためプロジェクトマネジャー視点でプロジェクト全体の考察も記載されます。
プロジェクトの状況報告、問題の原因分析と対策、将来的なリスクに対する対処策などをまとめます。
具体的には、資源の可用性、スケジュールとコストのデータ、アーンドバリューグラフと情報、バーンダウンチャートなどの情報が含まれます。
作業パフォーマンス報告書はなぜ必要なのか？
作業パフォーマンス報告書が必要な理由は、簡単に言うとパフォーマンス目標を達成するためです。
プロジェクトの立案時にプロジェクトマネジメント計画を立てていることが一般的ですが、その中にはパフォーマンス目標も含まれています。
実際に取り組んだ作業が計画通りに進んでいるかどうかを、作業パフォーマンス情報と計画書を比較して確認し、その進捗状況を内部・外部に報告します。
この時、内部・外部に報告するために作業パフォーマンス報告書が作成されます。
また、作業パフォーマンスが計画書通りになっていないのであれば、是正処理や予防策を実行する必要が出てきます。
このように、プロジェクトを予定通りに完遂することを目標に作業パフォーマンスは重要視され、内部や外部が客観的に状況を把握するために作業パフォーマンス報告書は必要になります。
作業パフォーマンス報告書はどういう時に使われるのか
作業パフォーマンス報告書はどんなプロジェクトにも用いられる報告書の一つです。
プロジェクトマネジャーが月報としてまとめる場合などに作成されます。
PMBOKの目標が「QCD（品質・費用・納期）」の管理ですので、可能な限り高品質でかつ低コストな商品を素早い納期で納品するために、作業パフォーマンス情報を報告書としてまとめ、改善に努めます。
プロジェクトを円滑に進めるためにも、作業パフォーマンス報告書は必須のものと言えるでしょう。